賃貸管理コラム
賃貸管理会社を変更する際、多くのオーナーが直面するのが更新料をめぐるトラブルです。
多くが契約更新や金銭的なトラブルに関連しています。管理会社変更という大きな変化の中で、更新料の取り扱いについて正しい知識を持つことが、円滑な賃貸経営の鍵となります。
管理会社の変更は賃貸経営の改善につながる重要な判断ですが、更新料に関するトラブルも多発しています。更新料は法律で明確に定められていない慣習的な費用であるため、管理会社や地域によって取り扱いに差があり、この曖昧さが管理会社変更時のトラブルを引き起こす大きな要因となっています。
管理会社の変更と入居者の契約更新時期が重なると、トラブルのリスクが格段に高まります。更新手続きは契約満了の1～3カ月前から始まりますが、この期間中に管理会社が変更されると、旧管理会社と新管理会社のどちらが更新業務を担当するのかが不明確になります。実際に、情報共有が不十分だったために入居者が更新案内を受け取れず法定更新となり、オーナーが更新料を請求できなくなった事例もあります。
管理委託契約書には解約予告期間が定められているのが一般的で、多くの場合3カ月前の通知が必要です。この解約予告期間中に複数の入居者の更新時期が重なると、業務の引継ぎが複雑化し、更新料の取り扱いについて混乱が生じやすくなります。
管理会社変更時に、入居者が更新料の支払いを拒否するパターンもあります。最も多いのが、管理会社が変わったことで「新しい契約になった」と誤解し、更新料の支払い義務がなくなったと主張するケースです。次に多いのが、旧管理会社と更新料の減額交渉をしていた途中で管理会社が変更され、その交渉内容が新管理会社に引き継がれていないケースです。また、「前の管理会社では更新事務手数料だけで更新料は不要だった」という主張も見られます。これらは管理会社変更時の説明不足が原因で入居者の誤解を招いているのです。
管理会社の変更は、あくまで物件の管理業務を行う会社が変わるだけであり、オーナーと入居者の間の賃貸借契約そのものには影響を与えません。この基本原則を正しく理解することが、更新料トラブルを防ぐポイントです。
管理会社が変更されても、入居者との賃貸借契約の内容は原則としてそのまま引き継がれます。契約書に記載されている更新料の金額、支払い時期、支払い方法などの条件は、管理会社の変更によって変わることはありません。これは、賃貸借契約の当事者がオーナーと入居者であり、管理会社はあくまで業務を代行する立場だからです。
したがって、新しい管理会社に変更した後も、従来の契約書に記載された更新料を入居者に請求することができます。ただし、この引継ぎが適切に行われていないと、新管理会社が更新料の存在を把握していなかったり、金額を誤って認識していたりする事態が発生します。実務上、管理会社間の引継ぎでは、全入居者の契約書原本または写し、更新履歴、これまでの更新料の徴収実績などを含む詳細な資料の受け渡しが必要です。この引継ぎプロセスにオーナー自身も立ち会い、重要な契約条件が正しく伝達されているかを確認することが推奨されます。
契約期間中に更新料の金額や有無を一方的に変更することは、法的に認められていません。賃貸借契約は双方の合意に基づいて成立しており、一方の都合だけで契約内容を変更することはできないという民法の原則があるためです。
しかし実際には、管理体制が整っていない新管理会社が、オーナーに相談することなく入居者と直接交渉し、更新料を変更してしまう可能性が絶対にないとは言えません。たとえば、入居者から「更新料が高すぎる」というクレームを受けた新管理会社が、独断で更新料を減額してしまうケースです。このような事態を防ぐためには、新管理会社との管理委託契約締結時に、更新料を含む重要な契約条件の変更には必ずオーナーの承認が必要であることを明記し、十分に確認しておくことが重要です。
入居者から「前の管理会社では更新料が不要だった」といった主張がなされることがあります。このような場合、まず確認すべきは実際の契約書の内容です。入居者の記憶違いや誤解であることも多く、契約書に明記されている内容が最も確実な証拠となります。
ただし、旧管理会社が入居者との関係維持のために、オーナーに報告することなく更新料を独自に減額していた可能性もゼロではありません。このような状況を防ぐため、管理会社変更時には、旧管理会社から過去の更新料徴収実績を詳細に報告してもらい、契約書の記載内容と実際の徴収額に齟齬がないかを確認することが必要です。もし契約書の内容と異なる取り扱いが行われていたことが判明した場合、入居者との信頼関係を考慮しながら、今後の対応を慎重に検討する必要があります。
管理会社変更時には、更新料そのものだけでなく、更新に関連する手数料の取り扱いについても明確にしておく必要があります。これらの収益がオーナーに帰属するのか、管理会社に帰属するのかを正しく理解し、契約で明確にしておくことがトラブル防止につながります。
更新料と更新事務手数料は、しばしば混同されますが、性質が大きく異なります。更新料は、賃貸借契約を更新する際に入居者がオーナーに支払う費用で、家賃の1～2カ月分が相場です。
一方、更新事務手数料は、契約更新の手続きを行う管理会社や仲介業者に対して支払われる費用です。契約書の作成、更新案内の送付、火災保険の手続き確認など、実務的な業務に対する報酬として徴収されます。金額は管理会社によって異なりますが、家賃の0.5～1カ月分程度が一般的です。
問題となるのは、オーナーが更新料を設定していない物件でも、管理会社が独自に更新事務手数料を徴収している場合です。管理会社変更時に、この更新事務手数料の取り扱いについて入居者から質問されることがあります。新旧管理会社で事務手数料の金額が異なる場合、入居者の不満につながる可能性があるため、事前に説明しておくことが重要です。
管理会社変更時期と契約更新時期が重なった場合、新旧どちらの管理会社が更新業務を行うのかを明確にしておく必要があります。一般的には、契約更新日時点で管理業務を担当している会社が更新手続きを行いますが、実務上は以下のようなケースが考えられます。
旧管理会社の管理期間中に更新時期を迎える場合は、原則として旧管理会社が更新業務を行います。この場合、更新料はオーナーに、更新事務手数料は旧管理会社に帰属するのが一般的です。ただし、管理委託契約の解約予告期間中であることから、旧管理会社の業務姿勢が消極的になるリスクがあります。
最もトラブルになりやすいのは、管理会社変更のタイミングと更新時期が完全に重なり、どちらの管理会社も積極的に対応しないケースです。この場合、更新手続きが遅れて法定更新になってしまうリスクが高く、オーナーとしては最も避けたい事態です。
管理会社との管理委託契約書には、更新料や更新事務手数料の取り扱いについて明記しておくことが重要です。確認すべき主な条項として、まず更新業務の範囲と報酬があります。契約更新の案内送付、契約書作成、入居者との交渉などの業務内容と、それに対する管理会社の報酬を明確にします。
次に、更新料と更新事務手数料の帰属を明記します。更新料はオーナーに帰属し、更新事務手数料は管理会社の収入となるのが一般的ですが、この点を契約書に明示しておくことでトラブルを防げます。また、管理会社が独自の判断で更新料の減額交渉を行えないことも明記しておくべきです。
さらに、管理委託契約の解約時の更新業務の取り扱いについても定めておきます。解約予告期間中に更新時期を迎える入居者がいる場合、旧管理会社が最後まで責任を持って更新業務を行うのか、新管理会社に引き継ぐのかを明確にしておくことで、業務の空白期間を防ぐことができます。
法定更新は、管理会社変更時に最も警戒すべきリスクの一つです。合意更新と異なり、法定更新には特有の制約があり、更新料の請求にも影響を及ぼします。法定更新のメカニズムと、それが更新料に与える影響を正しく理解しておくことが重要です。
法定更新とは、賃貸借契約の満了日までに貸主と借主の双方で契約更新の合意がなされなかった場合に、借地借家法第26条1項に基づいて自動的に契約が更新されることです。契約は以前と同じ条件で継続されますが、更新後の契約期間は「期間の定めのない契約」となります。
法定更新が発生する典型的なケースとして、まず管理会社が更新案内を送付し忘れた場合があります。通常、更新案内は契約満了の2～3カ月前に送付されますが、管理会社変更時の混乱や引継ぎ不足により、この手続きが漏れてしまうことがあります。次に、更新案内は送付したものの、入居者から更新合意書の返送がなく、管理会社がそのまま放置してしまうケースです。入居者が返送を忘れているのか、意図的に無視しているのかを確認せず、契約満了日を迎えてしまうと法定更新となります。
また、オーナーまたは管理会社から更新拒絶や条件変更の通知を出したものの、正当事由が認められずに更新拒絶が無効となった場合も法定更新となります。ただし、このケースは管理会社変更時よりも、建物の建て替えや取り壊し時に発生することが多い状況です。
更新手続きの遅延は、オーナーにとって複数のリスクがあります。最も直接的な影響は、更新料の請求機会の喪失です。法定更新の場合、契約書に「法定更新時にも更新料を支払う」という明記がなければ、更新料を請求することは困難になります。多くの標準的な賃貸借契約書にはこのような条項が含まれていないため、実質的に更新料を受け取れなくなるケースが大半です。
さらに、法定更新により期間の定めのない契約となると、入居者からの解約予告期間が変わります。合意更新の場合は1カ月前の予告が一般的ですが、法定更新後は民法の原則に従い3カ月前の予告が必要となります。これは入居者にとって不利な条件であり、「3カ月分の家賃を払わなければならないのか」というクレームにつながることがあります。
また、火災保険の更新漏れも深刻な問題です。賃貸借契約と連動して火災保険が更新されることが多いため、契約更新手続きが遅れると保険の更新も遅れ、最悪の場合は保険が失効してしまいます。この状態で火災や水漏れなどの事故が発生すると、補償が受けられず、オーナーや入居者が大きな損害を被るリスクがあります。
管理会社変更時に法定更新を防ぐためには、計画的な準備と徹底した進捗管理が必要です。まず、管理会社を変更する時期の選定が重要です。不動産管理業界の繁忙期である1～3月と9～10月は避け、管理会社に余裕がある時期を選ぶことで、引継ぎや更新業務に十分なリソースを割いてもらえます。
次に、管理会社変更の3～6カ月前から、更新時期を迎える入居者のスケジュールを綿密に管理します。管理会社変更日の前後6カ月間に更新時期を迎える入居者については、特に注意を払い、誰がいつまでに何をするのかを明確にした行動計画を作成します。
新旧管理会社の責任範囲を明確にすることも重要です。たとえば、「管理委託契約の解約日が3月31日の場合、3月31日までに更新時期を迎える入居者は旧管理会社が、4月1日以降に更新時期を迎える入居者は新管理会社が対応する」というように、日付で区切って責任を明確化します。
また、更新案内の送付状況を週次で確認する体制を構築します。新管理会社に対して、毎週金曜日に「今週送付した更新案内のリスト」と「来週送付予定の更新案内のリスト」を提出してもらい、送付漏れがないかをチェックします。さらに、入居者から更新合意書の返送がない場合の催促フローを確立します。返送期限を過ぎても合意書が届かない入居者に対しては、7日以内に電話で催促し、それでも返送がない場合は書面で再度送付するなど、段階的な対応手順を決めておきます。
管理会社変更は入居者にとって予期せぬ変化であり、不安や疑問を抱くのは自然なことです。この変化の中で更新料をめぐるトラブルを防ぐには、オーナーが主体的に入居者とのコミュニケーションを取り、適切な情報提供を行うことが欠かせません。
管理会社変更の通知は、入居者に書面で行うのが一般的ですが、その内容が不十分だとトラブルの原因となります。まず、管理会社変更の理由を簡潔に説明することが重要です。ただし、旧管理会社の欠点を列挙するような否定的な説明は避け、「より良いサービス提供のため」「管理体制の強化のため」といったポジティブな表現を心がけます。
次に、契約内容は変わらないことを明確に伝えます。「管理会社は変更になりますが、賃貸借契約の内容（家賃、更新料、契約期間など）は従来通り変更ありません」という文言を明記し、入居者の不安を払拭します。特に、更新料については金額と支払い時期を改めて記載し、「次回の契約更新時には、従来通り更新料○円をお支払いいただきます」と具体的に示します。
また、実務的な変更点については詳細に説明します。家賃の振込先が変更になる場合は、新しい口座情報、振込名義、変更開始日を明記します。緊急時の連絡先や通常の問い合わせ窓口の電話番号、メールアドレス、営業時間なども漏れなく記載します。さらに、管理会社変更に伴って入居者が行うべき手続きがある場合は、その内容と期限を明確にします。たとえば、口座振替の場合は新しい口座振替依頼書の提出が必要になるため、提出期限と提出方法を具体的に指示します。
管理会社変更通知書には、「ご不明な点がございましたら、新管理会社または当方（オーナー）までお気軽にお問い合わせください」という一文を添え、オーナーの連絡先も記載しておくと、入居者の安心感が高まります。
管理会社変更時の説明不足は、様々なクレームを引き起こす原因です。最も多いのが、家賃振込先の変更に関する混乱です。変更通知が入居者に届かなかった、または届いたが見落とされたため、入居者が従来の口座に家賃を振り込んでしまうケースがあります。この場合、旧管理会社から新管理会社への家賃の受け渡しが必要となり、時間がかかることがあります。
また、契約内容が変わらないことを十分に説明していないと、「管理会社が変わったのだから、更新料も見直されるべきだ」「前の管理会社とは違う会社なのだから、契約をリセットしてほしい」といった要求を受けることがあります。入居者の誤解に基づくこうした要求に対しては、契約の法的な性質を丁寧に説明する必要があります。
さらに、新管理会社の対応が旧管理会社と異なることでクレームが発生することもあります。たとえば、旧管理会社では電話での問い合わせに24時間対応していたのに、新管理会社は営業時間内のみの対応となった場合、入居者から「サービスが低下した」という不満が出ます。このような変更点については、事前に説明しておくことで、クレームを最小限に抑えることができます。
入居者との過去のトラブルや特別な取り決めについての引継ぎ不足も、クレームの原因となります。たとえば、騒音問題を抱えている入居者がいる場合、その経緯と対応状況を新管理会社に引き継いでいないと、入居者から「何度も同じ説明をさせられる」というクレームが出ます。こうした個別の事情は、引継ぎ資料に詳細に記載し、新管理会社の担当者が把握している状態にしておくことが重要です。
管理会社変更時の更新料トラブルは、管理会社だけに対応を任せるのではなく、オーナー自身が積極的に関与することで多くが防げます。まず、更新時期を迎える入居者に対しては、管理会社からの更新案内とは別に、オーナーからも簡潔な挨拶状を送ることが効果的です。挨拶状には、「この度、管理会社を変更いたしましたが、引き続き快適にお住まいいただけるよう努めてまいります」という趣旨のメッセージと、「ご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください」という一文を添えます。これにより、入居者はオーナーが自分たちのことを気にかけていると感じ、信頼関係が強化されます。
また、更新料の減額交渉があった場合には、管理会社に任せきりにせず、オーナー自身が判断に関与することが重要です。管理会社は入居者との関係を重視するあまり、安易に減額に応じてしまうことがありますが、一度減額を認めると、次回以降の更新でも同様の要求を受ける可能性があります。減額の可否は、入居者の支払い履歴、物件の空室状況、周辺相場などを総合的に判断し、オーナーが最終決定を下すべきです。
さらに、管理会社から定期的に更新業務の進捗報告を受ける体制を構築します。月次の管理報告書に、当月送付した更新案内の件数、返送を受けた更新合意書の件数、更新料の入金状況などを記載してもらい、滞りなく業務が進んでいるかを確認します。万一、入居者から更新料に関するクレームがあった場合には、管理会社だけでなくオーナーも同席して話し合いの場を設けることを検討します。オーナーが直接対応することで、入居者は自分の意見が真摯に受け止められていると感じ、感情的な対立が避けられることが多くあります。ただし、その際には事前に弁護士や不動産の専門家に相談し、法的に適切な対応を取ることが重要です。
最終的に、管理会社変更時の更新料トラブルを防ぐためには、オーナー、管理会社、入居者の三者が適切にコミュニケーションを取り、情報を共有することが不可欠です。管理会社に業務を委託しているからといって、すべてを任せきりにするのではなく、オーナーとしての責任を果たすことが、長期的に安定した賃貸経営につながります。
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